معاونت پشتیانی، مالی و مدیریت منابع
معاون : دکتر احمدرضا ذولفقاری
تلفن: 29902225
معاونت پشتیبانی، مالی و مدیریت منابع در یک نگاه
معاونت پشتیبانی، مالی و مدیریت و منابع با بهره‌مندی از سرمایه‌های انسانی دانشگاه، به‌عنوان رکن اساسی و سرمایه اصلی دانشگاه و سایر سرمایه‌های مالی و معنوی، به‌عنوان معاونت تصمیم‌ساز، تأثیرگذار و پرتحرک، شناخته می‌شود این معاونت با همکاری، مشارکت و هماهنگی با سایر معاونت‌های دیگر نقش مهمی در ارتقاء و پیشبرد اهداف عالیه دانشگاه دارد و کوشیده است با بی‌شک دستیابی به اهداف تعیین شده، در سند راهبردی دانشگاه، بدون افزایش بهره‌وری و تحول اداری در کلیه زمینه‌های فعالیت دانشگاه میسر نخواهد بود. از این‌رو معاونت پشتیبانی، مالی و مدیریت منابع تغییر رویکردها و الزامات قانونی، نسبت به بازنگری و تغییرات ساختاری و پرسنلی در کلیه سطوح مدیریتی خود اقدام نموده و با بهره‌گیری از دانش و توان تخصصی مدیران و کارکنان این حوزه، با اولویت برنامه‌ریزی و ارتقاء خدمات، گام‌های مؤثری بردارد.
معاونت پشتیبانی، مالی و مدیریت منابع دانشگاه شهید بهشتی با توجه به شرح وظایف و مأموریت‌های تعریف شده و اهداف سازمانی مصوب، از منظر تشکیلات، حجم مسئولیت، فعالیت‌ها و خدمات، یکی از گسترده‌ترین معاونت‌های دانشگاه است. این معاونت از جنبه‌های مختلف یاری‌رسان مجموعه دانشگاه در دستیابی به اهداف و برنامه‌ها و پشتیبان سایر معاونت‌ها، دانشکده‌ها، پژوهشکده‌ها، پردیس‌ها و دیگر بخش‌ها در حوزه‌های مالی، اداری و منابع انسانی است.
بر این اساس مهم‌ترین رسالت‌های معاونت پشتیبانی، مالی و مدیریت منابع دانشگاه در چند حوزه زیر از یکدیگر قابل تفکیک است:
• تأمین و تدارک منابع مالی، اعتباری جاری، عمرانی، تجهیزاتی و نیروی انسانی؛
• توسعه، عمران و ساخت فضاهای کالبدی، بناها، محوطه و فضای سبز؛
• تنظیم بودجه، ضوابط و دستورالعمل‌های مالی، اداری، بودجه و تشکیلات در امور جاری و سالیانه؛
• انجام امور پشتیبانی، هماهنگی، امور عمومی، خدمات‌رسانی به تمامی بخش‌های دانشگاه؛
• نظارت بر حسن انجام امور و اجرایی قوانین، ضوابط و مقررات در راستای استفاده بهینه از منابع انسانی و مالی، مصرف درست و دقیق بودجه و افزایش بهره‌وری نیروی انسانی و سرمایه؛
• سیاست‌گذاری و برنامه‌ریزی در حوزه‌های مالی، اداری، بودجه و تشکیلات، پشتیبانی و منابع انسانی.
بر اساس مهم‌ترین رسالت‌های تعریف شده برای معاونت پشتیبانی، مالی و مدیریت منابع می‌توان گفت، در این معاونت تلاش می‌شود تا با بهره‌گیری بهینه از منابع و سرمایه انسانی نقش اساسی در پیشبرد اهداف و برنامه‌های عالیه دانشگاه داشته باشد و به‌عنوان معاونتی تأثیرگذار و پرتحرک با مشارکت، همراهی و همکاری سایر معاونت‌ها و بخش‌های دانشگاه، نقش کلیدی در نیل به توسعه یکپارچه، جامع و پایدار دانشگاه ایفا نماید، ازاین‌رو افزایش بهره‌وری و تحول اداری، ساختاری در کلیه سطوح مدیریتی با استفاده از دانش و توان تخصصی مدیران و کارکنان با اولویت بهبود عملکرد پشتیبانی بهتر و اتخاذ خدمات، توسعه و توانمندسازی منابع انسانی از اهداف مستمر این معاونت به حساب می‌آید.
با عنایت به جایگاه خاص و مهم این معاونت در برنامه‌ریزی و مدیریت و توسعه منابع انسانی و مالی حوزه‌های مدیریتی زیرمجموعه این معاونت، مرجع رسیدگی به امور اداری، مالی، بودجه و تشکیلات، امور فنی و طرح‌های عمرانی و خدمات پشتیبانی دانشگاه است که نقش کانونی در ساماندهی امکانات مالی، نیروی انسانی، تجهیزات و امور عمرانی دانشگاه را بر عهده دارند که نقش و تأثیر عملکرد آن‌ها در جزئی‌ترین فعالیت‌های دانشگاه تبلور می‌یابد؛ بنابراین هرگونه نارسایی و نقص در اقدام آن‌ها در کمیت و کیفیت عملکرد سایر بخش‌های دانشگاه تأثیر بسزایی دارد.
مدیریت های زیرمجموعه معاونت:
بر این اساس ساختار سازمانی معاونت پشتیبانی، مالی و مدیریت منابع دانشگاه و واحدهای مدیریتی تابعه آن به شرح زیر است:
- مدیریت امور اداری، منابع انسانی و پشتیبانی
- مدیریت امور مالی
- مدیریت برنامه، بودجه، بهره‌وری سازمانی و نظارت
- مدیریت امور قراردادها
- مدیریت امور فنی و عمرانی
نگاهی بر عملکرد معاونت
مهم‌ترین طرح‌ها و اقدامات در دست اقدام:
• تدوین برنامه راهبردی 5 ساله معاونت در حوزه‌های:
• سازمان‌دهی منابع انسانی؛
• مهندسی مجدد فرایندها و روش‌های انجام کار؛
• تقویت برنامه‌های نظارتی و ارزیابی بهبود پشتیبانی؛
• برنامه‌ریزی افزایش بهره‌وری در سطوح کاری؛
• برنامه‌ریزی برای کاهش هزینه‌های غیرضروری با حفظ کیفیت فعالیت‌های آموزشی، پژوهشی و اجرایی دانشگاه؛
• تعادل بخشی هرچه بیشتر بین هزینه‌های جاری و درآمدهای عمومی و اختصاصی دانشگاه؛
• تقویت منابع درآمدهای اختصاصی پایدار و بر پایه توان و ظرفیت‌های آموزشی و پژوهشی و تجهیزاتی دانشگاه.
اهداف کلی و مأموریت‌های اصلی معاونت
از جمله اهداف و مأموریت‌های اصلی تعریف شده برای معاونت پشتیبانی، مالی و مدیریت منابع طی دو سال گذشته به شرح زیر از یکدیگر قابل تفکیک است:
• ارتقاء سطح عملکرد معاونت پشتیبانی، مالی و مدیریت منابع از وضعیت فعلی به يک معاونت تخصصی، كارآمد و پرتحرک؛
• ارتقاء بهره‌وری و ايجاد تحول اداری در كلیه فعالیت‌های حوزه معاونت پشتیبانی، مالی و مدیریت منابع و مدیریت‌های تابعه؛
• تأکید بر دو اصل سرعت بخشی و ساده‌سازی در پاسخ‌گویی متعهدانه، منطقی و با برنامه به نیازها و درخواست‌ها در مجموعه دانشگاه از جمله معاونت‌ها، دانشکده‌ها، پژوهشکده‌ها، پردیس‌ها و سایر بخش‌ها؛
• تخصیص با برنامه و به‌موقع منابع مالی؛
• تلاش برای سالم‌سازی، شفاف‌سازی بیشتر و جلوگیری از بروز اختلال یا انحراف در انجام امور با رعایت قوانین، مقررات همراه با صرفه‌جویی و استفاده درست و مناسب از منابع و امکانات؛
• سرعت بخشی به روند بازسازی، نوسازی و احیای بافت‌های فرسوده و توسعه فضاهای آموزشی، پژوهشی با تأکید بیشتر بر جذب سرمایه و مشارکت‌جویی از بخش خصوصی؛
• افزایش سطح و ضریب مکانیزاسیون اداری و مالی با هدف پاسخ‌گویی سریع‌تر و ساده‌تر به نیازها و پشتیبانی بهتر بخش‌های مختلف دانشگاه؛
• حاکم سازی هرچه بیشتر و بهتر رویکرد چابک سازی و چالاک سازی در ارایه خدمات پشتیبانی، اداری و مالی و عمرانی؛
• توسعه و توانمندسازی منابع انسانی و بهره‌گیری مطلوب از توان و ظرفیت آن‌ها در جهت تحقق اهداف عالیه دانشگاه؛
• سعی در همکاری و همراهی و تعامل بیشتر با سایر معاونت‌ها، دانشکده‌ها، پژوهشکده‌ها و پردیس‌ها و سایر بخش‌ها در جهت حسن اجرای اهداف و برنامه‌های توسعه‌ای دانشگاه؛
• سعی در بهبود نظارت و چگونگی فرایند انجام امور و روش‌های کار در مجموعه مدیریت‌های زیرمجموعه معاونت؛
• سعی در تخصیص مناسب اعتبار و نظارت بر مصرف بهینه آن در واحدهای مختلف بر پایه اصول و ضوابط تعریف شده قانونی و مصوبات دانشگاه؛
• سعی در تعامل حداکثری بین ادارات و واحدهای زیرمجموعه، سایر معاونت‌ها، دانشکده‌ها، پژوهشکده‌ها، پردیس‌ها و دیگر ادارات و بخش‌های دانشگاه با هدف تسهیل و تسریع سازی انجام امور، اقدامات و فرایندها؛
• سعی در تسهیل و روان‌سازی امور جذب و استخدام و کارگزینی همکاران هیئت‌علمی و غیر هیئت‌علمی؛
• انجام و نظارت بر حسن انجام کلیه امور اداری، مالی، عمرانی و رفاهی دانشگاه بر اساس قوانین و مقررات و ضوابط و مصوبات و آیین‌نامه‌های مربوطه؛
• رسيدگي به اهداف اجرايي دانشگاه و هدایت و نظارت بر چگونگی گردش کارها و روش‌های کاری مورد عمل در واحدهای مختلف به‌منظور ایجاد هماهنگی بین فعالیت‌های مربوط به واحدهای مختلف در راستای تحقق اهداف اجرایی دانشگاه؛
• نظارت بر مصرف اعتبارات تخصیصی به واحدهای مختلف بر اساس بودجه تفصیلی مصوب هیئت‌امنا و سایر قوانین و مقررات مالی مورد عمل دانشگاه و ارایه گزارش جهت طرح در هیئت‌امنا؛
• تعیین وضعیت موجود دانشگاه از طریق شناسایی نقاط قوت، تنگناها و مشکلات، فرصت‌ها و تهدیدات پیش رو جهت تعیین راهبردهای پیشنهادی در راستای ارتقاء به وضعیت مطلوب؛
• جمع‌آوری و تکمیل اطلاعات مورد نیاز بر اساس طرح جامع دانشگاه و برنامه‌ریزی و پیشنهاد بودجه سالیانه؛
• انجام تعميرات اساسي به‌طور مستمر به‌منظور احیاء و نگهداري ساختمان‌ها، فضاها و تأسیسات فرسوده دانشگاه؛
• تشکیل کمیته تدوین روش‌های اجرایی به‌منظور بهینه‌سازی سامانه تعاملات اداری بین واحدهای تابعه با همکاری سایر معاونت‌های دانشگاه؛
• استقرار فرآیند شناسایی درآمدها و کنترل مناسب بر چرخه مالی به‌منظور تهیه گزارش‌های مدیریت مالی در جهت ایجاد انضباط مالی در بخش‌های مختلف دانشگاه؛
• تدوین روش‌های اجرایی مناسب برای نگهداری بناها و تجهیزات دانشگاه به‌منظور حفظ و نگهداری از سرمایه‌های ملی دانشگاه؛
• تدوین روش‌های اجرایی مناسب برای تأمین مایحتاج اداری بر اساس بودجه و اعتبار در اختیار و به‌صرفه و صلاح دانشگاه بر اساس آئین‌نامه مالی و معاملاتی.